עבודה היברידית: איך נשארים יעילים, מרוכזים ושפויים בימי העבודה מהבית

מה שהתחיל כפתרון חירום הפך עבור עובדים ישראלים רבים לשגרה קבועה: יומיים או שלושה בשבוע במשרד, והשאר מהבית. המודל ההיברידי חוסך שעות בפקקים, מאפשר גמישות ומקרב את העובדים למשפחה. אבל הוא מביא איתו גם אתגרים: קשה יותר להתרכז כשהכביסה מחכה, הגבול בין שעות העבודה לשעות הפנאי מיטשטש, ולפעמים מרגישים מנותקים מהצוות. החדשות הטובות הן שעם כמה הרגלים פשוטים אפשר ליהנות מהיתרונות ולצמצם את החסרונות.

פינת עבודה שמאותתת למוח שזה זמן עבודה

עבודה מהספה עם המחשב על הברכיים נשמעת נוחה, אבל לאורך זמן היא פוגעת גם בריכוז וגם בגב. גם אם אין לכם חדר עבודה נפרד, כדאי להקצות פינה קבועה שמיועדת לעבודה בלבד: שולחן, כיסא נוח ותאורה טובה. ההפרדה המרחבית עוזרת למוח לעבור למצב עבודה, וחשוב לא פחות, לצאת ממנו בסוף היום.

מבחינה ארגונומית, המסך צריך להיות בגובה העיניים בערך, הכיסא צריך לתמוך בגב התחתון, וכפות הרגליים צריכות לנוח על הרצפה. מי שעובד על מחשב נייד לאורך שעות ארוכות ירוויח מאוד ממסך חיצוני, מקלדת ועכבר נפרדים. השקעה קטנה כזו יכולה לחסוך כאבי צוואר וגב.

כדאי גם לבדוק מה מצב החיבור לאינטרנט בפינה שבחרתם. שיחת וידאו שנקטעת בכל כמה דקות היא מקור לתסכול מיותר.

שגרה קבועה כמו ביום במשרד

אחד היתרונות של העבודה מהבית הוא הגמישות, אבל גמישות מוחלטת עלולה להפוך לכאוס. עובדים רבים מגלים שהם יעילים יותר כשהם שומרים על שגרה דומה לזו של יום במשרד: קמים בשעה קבועה, מתלבשים, אוכלים ארוחת בוקר ומתחילים לעבוד בשעה מוגדרת.

יש מי שממליצים על נסיעה מדומה לעבודה: הליכה קצרה סביב הבית או השכונה לפני תחילת יום העבודה ובסופו. ההליכה מסמנת מעבר בין העולמות ועוזרת להתנתק בסוף היום.

חשוב גם לתכנן הפסקות. בבית קל לשבת מול המחשב שעות ברצף בלי לקום, וזה פוגע בריכוז ובגוף. הפסקה קצרה כל שעה, לקום, למתוח את הגוף, להכין כוס תה, משפרת את היעילות.

לנצל את ימי הבית ואת ימי המשרד בחוכמה

אחת הטעויות במודל ההיברידי היא לעבוד באותה צורה בדיוק בשני המקומות. בפועל, כל סביבה מתאימה לסוג אחר של עבודה. ימי הבית מתאימים במיוחד למשימות שדורשות ריכוז עמוק: כתיבה, ניתוח, תכנון ועבודה על פרויקטים מורכבים בלי הפרעות.

ימי המשרד, לעומת זאת, מתאימים לפגישות פנים אל פנים, לסיעור מוחות, לחניכה של עובדים חדשים ולשיחות המסדרון הבלתי פורמליות שבונות קשרים. כדאי לרכז את הפגישות בימים שבהם כולם במשרד, ולשמור את ימי הבית לעבודה שקטה.

תיאום עם הצוות לגבי ימי ההגעה המשותפים הוא חלק חשוב מהצלחת המודל. אין טעם להגיע למשרד כשכל השאר עובדים מהבית.

גבולות ברורים מול המשפחה ומול העבודה

כשהבית הוא גם המשרד, צריך לסכם עם בני המשפחה כמה כללים. ילדים, בני זוג ולפעמים גם הורים מבוגרים צריכים להבין שבשעות מסוימות אתם בעבודה, גם אם אתם בחדר הסמוך. סימן מוסכם, כמו דלת סגורה או אוזניות על הראש, יכול לעזור.

באותה מידה, צריך לשים גבולות גם מול העבודה. הזמינות המתמדת במחשב ובטלפון גורמת לרבים לעבוד עד שעות הלילה ולענות להודעות בכל רגע. כדאי להגדיר שעת סיום ברורה, לכבות התראות של תוכנות העבודה אחריה, ולתקשר לצוות מתי אתם זמינים.

כמה הרגלים שעוזרים לשמור על הגבולות:

• לסגור את המחשב בסוף יום העבודה ולהוציא אותו מהעין.
• להשתמש בסטטוס זמינות בכלי התקשורת של הארגון.
• לא לעבוד מחדר השינה, אם אפשר.
• לתכנן פעילות קבועה אחרי העבודה שמסמנת את סוף היום.

לשמור על קשר עם הצוות

אחד החסרונות המוכרים של עבודה מרחוק הוא תחושת בדידות וניתוק. כשלא רואים את העמיתים כל יום, קל לפספס מידע, להרגיש פחות שייכים ולאבד את ההזדמנויות שנוצרות בשיחות אקראיות.

כדאי להיות יוזמים: לקבוע שיחת וידאו קצרה עם עמית רק כדי להתעדכן, לשתף בהתקדמות בערוצי התקשורת של הצוות, ולהשתתף באירועים החברתיים של החברה. מנהלים יכולים לעזור על ידי קביעת פגישות אישיות קבועות עם כל עובד.

בתקשורת הכתובה, שחסרה בה שפת הגוף, כדאי להקפיד על ניסוח ברור וחם. הודעה קצרה ויבשה עלולה להתפרש כפוגענית גם אם לא הייתה בה כוונה כזו.

לנהל את הזמן ואת המשימות

בלי מבנה של משרד, ניהול הזמן הופך לאחריות אישית. שיטה פשוטה היא להתחיל כל יום ברשימה של שלוש המשימות החשובות ביותר, ולתת להן עדיפות לפני שפותחים את תיבת הדואר. כך היום לא נבלע כולו בתגובות להודעות.

שיטה נוספת היא חלוקת היום לבלוקים של זמן: שעה וחצי לעבודה מרוכזת, אחר כך הפסקה, אחר כך זמן לפגישות והודעות. מי שמתקשה להתרכז יכול לנסות טיימר שמגדיר פרקי עבודה קצרים עם הפסקות קבועות ביניהם.

וחשוב לזכור לחגוג גם את ההישגים. בסוף השבוע כדאי להסתכל אחורה על מה שהושג, ולא רק על מה שעוד נשאר לעשות.

לשמור על הבריאות

עבודה מהבית עלולה להוביל לפחות תנועה, לנשנוש מוגבר וליותר שעות מול מסך. כדאי לשלב פעילות גופנית בשגרה, לנצל את הזמן שנחסך מהנסיעות להליכה או לאימון, ולהקפיד על ארוחות מסודרות. מי שחש עומס נפשי מתמשך, תחושת בדידות או שחיקה, כדאי שיפנה לאיש מקצוע ולא ינסה להתמודד עם זה לבד.

לסיכום, העבודה ההיברידית היא הזדמנות לבנות שגרת עבודה גמישה ומאוזנת יותר. עם פינת עבודה נכונה, שגרה קבועה, גבולות ברורים, קשר יזום עם הצוות וניהול זמן מודע, אפשר ליהנות מהטוב שבשני העולמות.